档案员岗位职责说明书

档案员岗位职责

篇1

一、档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。

二、负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。

三、负责管理本单位的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作。

四、档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全。

五、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到\"帐物相符\"。

六、承办领导交办的其它有关档案工作的任务。

篇2

1.贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全学校有关档案管理的各项规章制度

2.负责学校档案室党政文书、人事档案的保存与使用，负责学校档案资料的安全管理。

3.对所保存的档案资料进行科学的整理和保管，严格执行档案的收集、整理、归档制度。各类资料进出档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.档案室对档案的收集、分类、立卷、保管、利用等工作均按照广东省档案局制定的标淮执行，能通过档案局的达标验收。

5.保证室内器材常年完好，熟悉各项安全应急手段的操作规程，保证档案室的通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀工作。

6.负责进出档案室人员管理，非工作人员未经批准，不得随便入内。

7.严格管理档案室电器设备，严格控制任何火种入室内，任何人不准在档案室使用明火。

8.加强档案室防盗管理，工作人员随手关窗锁门，节日、假期要特别加强防护，确保档案室安全。

9.对学校各学部的档案工作进行监督和指导;

10.学期初(末)及时向各职能部门和各学部催要计划(总结)。

篇3

1、严格执行档案资料保密制度;

2、严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找;

3、档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理;

4、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

宏信公司人事的档案员工作说明书

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称：人事档案员岗位评价：HR-职员类 直接上级：人事主管直接下级：无

定员标准：1人分析日期：2011-07-

31二、岗位职责

（一） 概述

在人事部主管的带领下，全权负责公司人事档案管理、人事合同协议管理、人事通告管理、人事列表管理、定级考试试卷管理等相关工作。

（二） 工作职责

1、负责人事档案资料的妥善保管及人事档案的合理利用，并随时为公司的管理提供人事档案资料。

2、建立健全人事档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，严格执行人事档案管理制度。

3、负责及时收取新入职员工的人事档案资料，保证人事档案资料的安全、完好无损。

4、公司所有人事劳动合同及时跟进并提醒相关负责人劳动合同的续签工作。

5、有效利用计算机实行人事档案的无纸化管理，并依据将人事档案分类归档做相应的搜索工具和档案目录。

6、依据人事变动，制作月人事列表，并有效的对人事档案资料进行价值鉴定，并制定保管期限的划分。

7、定期对人事档案进行清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的人事档案，对新入职人员的档案资料进行编目添加。

8、保持档案室的清洁、及时关闭门窗，不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全，加强防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等防护措施，避免档案的损坏和遗失。

9、严格执行人事档案借阅、查档制度，不符合要求的、未经领导批准、手续不全不准借阅或查看人事档案，依据制度及时催还收回人事档案资料。

10、及时依据人事档案保存期限销毁符合条件的档案。

11、职员定级考试试卷的备档及保密工作，人事任免通告的备档管理。

12、个人办公电脑的维护保养使用及个人办公卫生的整理、维持工作。

三、其他职责

领导交办的其他工作任务。

四、监督及岗位关系

（一） 所受监督和所施监督

1、所受监督：人事档案管理员直接受人事主管的监督和指导。

2、所施监督：无

（二） 与其他岗位关系

1、内部联系：本岗位主要和各分公司及各部门负责人之间就新进人员人事档案资料的收集、及劳动合同的签订方面做协调、沟通、配合。

2、外部联系：及时了解国家关于档案管理的最新制度法规。

（三） 本岗位职务晋升阶梯图

（四） 本岗位横向平移情况

本岗位可以向其他职能部门及同部门同级岗位平移。

五、工作内容及工作要求（详见下表）

六、岗位权限

1、依据个人的岗位职责对人事档案资料做合理的管理并有权依据人事档案管理的完善，制定相应的切实可行的制度。

2、有权就部门工作向上级领导提出合理化建议的权利。

3、上级领导临时授权的其他权利。

七、劳动条件和环境

本岗位属于脑力劳动，以室内工作为主，属于较轻体力劳动，工作环境温湿度适中，无噪音、无粉尘，照明条件良好。

八、工作时间

本岗位为标准的每天8小时工作制。

第二部分员工的规格要求

九、资历

1、工作经历：一年以上相关岗位工作经验

2、学历要求：学历要求：大专及以上学历

3、专业要求：档案管理、计算机管理、法学、汉语言文学类专业

十、身体条件

本岗位要求身体健康，具有一定的协调处理能力及变通能力。

十一、心理品质及能力要求

1、智力：要求有较强的学习能力、理解能力、变通能力。

2、语言能力：口头和书面语言表达流畅，具有一定的文案书写能力。

3、具有很强的动手能力及执行力。

4、做事严谨、细心、勤勤恳恳，有很强的责任心，善于发现问题，并及时解决、改正。

十二、所需知识和专业技能

（一） 担任本岗位职务所具备的专业知识和技能

1、熟悉相应的人事档案管理办法及相应的劳动法律法规。

2、具有很强的语言组织能力及文案编辑能力。

3、计算机能力强，熟练运用办公软件及专业的工作软件。

（二） 招聘本岗位员工应考核的内容

1、个人的思想品德、劳动纪律、责任意识，及热爱档案管理工作的热情。

2、个人的综合语言能力、文案能力及相应的变通能力。

3、具有一定的档案管理、保密等相关法律知识及专业能力。

4、计算机能力强，熟练操作办公软件及相应的专业工作软件。

十三、绩效管理

以综合KPI及技能KPI考核的方式对员工进行全面考核，其中综合KPI考核主要从勤、德、素等三个方面考核，技能KPI主要从务、能等两个方面考核。考核以领导评定为主。

（一） 本岗位工作考核的内容

1、勤：出勤率达到100%。

2、德：良好的职业道德、敬业精神，忠于职守、尽职尽责。

3、素：良好的个人5S、工作5S；
尊重同事、言语得体、举止大方。

4、务：按要求完成个人工作任务，并作相应的工作绩效提升。

5、能：岗位专业知识和实际运用；
日常事务和突发事件的协调处理能力；

（二） 本岗位工作从时间角度考核要求

1、按时完成本人的工作任务。

2、及时向人事主管汇报个人的工作进程。

3、及时依据工作进程，向人事主管提出合理化建议。

（三） 考核结果的分析与反馈

由上级领导直接考评，由C&B专员复核确认，由监察部对考核结果核实及可靠性分析，以保证考核结果与同期工作指标、工作要求相符合，由人事处及时将考核结果反馈给本人。

职位说明书

职位编号 档案主管 职位名称

基

质量管理部 经理 直接上级 所属部门

本

情

直接下属

况

组织实施档案管理、档案利用、档案编排工作 1. 审核生产用图和配套、外协试产等的晒发图纸资料 2. 组织实施每年的修改底图和新图换发工作 3. 组织实施在不修改的蓝图上加盖年度用图章 4. 5.负责批、审计算机的出图及登记工作

组织实施日常生产、维修、配套、新品、工艺、工装图纸的晒发 6. 审核停用的底图并组织回收、作废和销毁工作 7. 职

负责文书档案、财务档案的查阅及财务对帐等工作 8. 责

标准和新品签定期间的检查工作P001协助生产许可证、出口许可证、9. 协调配合技术文件的晒发和检查 10. 负责设备档案、技术资料和图书借阅工作 11. 负责荣誉证的管理和相关接待工作 12. 组织实施档案的收集归档和建立电子档案管理 13. 完成市档案局及领导交办的其它工作 14. 1

15.

质量管理部事务的处理权、建议权 1. 分管理的档案系统的工作安排权 2. 晒、发图纸的审批权 3. 职

技术文件使用情况的检查权 4. 权

5.兼职档案员的培训和教育权

本部门职工异动的讨论和建议权 6. 7. 定期不定期向部门主任汇报相关工作

需要或紧急情况时间分管领导直接汇报工作

汇

报

不定期向市档案局和年终问市档案汇报工作

每月或每季向财务部提交各单位晒图估算清单

内部

督

每年底或年初通知技术主管部门修改底图和工艺 工作

工

导

关系

就用图部门和技术部门就晒图和发图之事提出建议

作

就设备档案和说明书等设备技改部门磋商

关

就技术文件，工艺文件之晒发和计算出图等事宜与相关部门进行磋商

协

系

调

就总师办生活中的相关问题与有关部门协商

向市档案局就档案管理对方面进行请示

外部

与省档案局就档案管理总结授奖对方面请示总结汇报

工作

关系

2

档案管理员岗位职责

1、档案管理员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对分部档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。

2、负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。

3、负责管理分部的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为分部各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作。

4、档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全。

5、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到“账务相符”。

6、承办领导交办的其它有关档案工作的任务。

档案员岗位职责 1、在办公室主任领导下，承办职责分工范围内的工作。

2、遵守公司各项规章、制度。

3、建立印章使用、档案交接、档案目录、证、照管理等登记簿，并及时登记。

4、承办公司各类印章的雕刻，严格执行印章使用、管理办法，认真做好印章使用的报请、施印、登记工作。

5、清点各部门移交的档案资料（审核档案资料的完整性、及时性、有效性、清晰性），对档案的有效性、完整性负责，办理档案交接手续。

6、严格执行档案管理办法，负责档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、归档等工作。

7、按规定承办档案资料的借、阅、复印、销假及报请、登记等工作。

8、承办各种证（职称、资格证、其他证书）、照（营业执照、其他牌照）原件、复印件的使用、管理工作。

9、承办办公用品、生活用品购置计划的编制、报审及购置、出、入库、领用（以旧换新）、管理等工作。

10、参加公司、部门举办的培训、会议及各项活动，并好记录。

11、安排员工食、宿，提出员工后勤管理工作中存在的问题。

12、承办档案室的清洁卫生工作。

13、及时向上级领导请示、汇报工作，提出工作中的合理化建议。

14、按时完成上级领导交办的其他工作。

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