行政机关管理办公自动化实现路径解析
殷晶非
国家卫星气象中心 北京 100081
改革开放至今，已经走过四十多个春秋，我们国家无论是政治还是经济都获得了更好的发展，形成社会主义市场经济体系。现阶段政治经济的高速发展，对于政府部门的决策能力、管理效率等多方面都提出更高、更多的要求，行政机关部门需要真正实现办公自动化。但是因为政府机关与企业之间有着很大的不同与差异，所以政府机关实现管理自动化的过程中，还需要结合自身的主要特点来进行。办公室办公自动化技术主要是将计算机网络技术作为重点与核心[1]。基于此，本文下面主要对行政机关管理办公自动化实现路径展开探讨。
国内与国外针对办公自动化都展开研究，发现国外的办公自动化研究时间较早，早在20世纪，国外就已经对自动化数据处理方面展开深入研究，当时间来到70年代左右，计算机技术的出现以及应用，较多的办公自动化设备得以出现，为办公自动化技术的应用提供帮助。在20世纪80年代左右，国外的一些计算机软硬件企业以循序渐进的方式，对办公自动化技术加大关注的力度，之后展开深入研究，再展开市场推广，为此项技术更好发展提供帮助，总而言之，国外的发展，经历了局域网、多媒体等多个阶段，从最初的诞生，直至成熟，经历很长的时间，自身整体的硬件技术水平在不断发展当中。我们国家针对办公自动化的研究可以追溯到20世纪80年代初期，因为受国外社会发展所带来的影响，国内许多企业单位对信息技术加入办公当中都非常关注与重视，并且以积极的态度与国外社会进行良好沟通与交流，学习更多的技术以及经验，为我国整体办公自动化的发展奠定基础[2]。伴随时间的不断推移，国内互联网技术高速的发展，我国办公自动化技术的范围也在不断扩展当中， 借助网络技术进行大力的推广，自动化已然成为信息化建设当中的重点内容。
通过对机关管理效率进行仔细分析和研究，发现主要内容指的就是将圆满完成行政机关的任务作为基础，投入的工作量以及获得的工作效果之比。想要进一步提高管理的水平和效率，首先工作人员需要对影响机关管理效率的因素加大分析力度，通过对影响机关管理效率的约束进行分析，发现主要包括两个方面[3]，其一：自然与社会，主要包括：气候、温度、资源、工作条件等等。属于社会方面的，主要包括：习俗与文等都会对机关管理工作的效率产生一定影响。其二：机关管理自身内在的因素，主要包括人与组织的因素。因为他们是提高机关管理效率最重要的内容。在正常的情况之下，机关管理活动自身在组织方面、人事管理方面都会对机关管理活动产生不同的影响，所以说想要进一步提高机关管理效率内容非常的复杂。
想要对机关管理进行仔细分析，需要站着两个角度，即狭义和广义。广义是指行政机关内部与外部事务的管理；
而狭义主要是应用科学的方法，对行政机关内部事务展开全面管理。机关管理本身并不是最终的目的，而是真正实现目标的重要方法，机关管理主要围绕在机构业务工作的周围，展开高质量服务。机关管理的主要任务就是对具有复杂性特点的内部行政事务展开科学处理，机关管理的最终目的主要就是协助行政机关内部领导制定以及落实相关的政策，成为行政领导最得力的“助手”，对各种类型的机关内部事务进行科学处理，有序以及科学完成突发性事物，为机关各项职能活动提供帮助和支持，大幅度提高机关运行水平和效率[4]。
机关管理现代化主要就是将科技管理作为重点和基础，应用现如今发展最为迅速、最科学的技术相关方法等，展开行政工作的处理，大幅度提高机关管理水平和效率，工作人员需要对其加强关注与重视。现代行政与传统行政之间有着很大的不同与差异，机关组织自身行政事务不断增多，机关管理因此需要更高的技术以及熟练性，并提出专业化的要求，伴随着时间的不断推移，我们各个地区都向着更好的方向发展和前进，机关管理的办公自动化是其中的重要内容，机关管理现代化的主要发展方向和趋势就是受到现代技术革命的推动，有效处理繁杂的行政事务。
4.1 信息传输网络化
信息在传递的过程当中，通过网络可以加快传输速度，有序进行对内、对外的联系，保证每一位工作人员、各个部门都可以运用网络技术快速存储相关信息，真正实现简单与便捷。
4.2 管理过程智能化
将计算机技术作为机场，将其加入到行政机关管理过程当中去，针对办公室内部的各种文件、信息、数据、图表等展开专业的处理，而且还有修改等功能，交流起来非常方便，准确度更高。
4.3 管理资源系列化
伴随着时间的不断推移，管理信息化程度越来越高，现代管理系统的建立，专业设备更是向着系列化的方向所发展和前进行政，机关管理部门当中的工作人员无须再受到时间等各方面的影响和限制，完全可以按照不同的要求、不同的目的，选择与之相对应的管理资源，为大幅度提高管理质量奠定基础。
5.1 提高办公效率
通过对传统办公方式进行仔细分析，发现主要是将人工起草文书、整理收发等作为重点，需要付出更多的时间，但是自从办公实现自动化之后，工作人员可以应用计算机来展开相关工作，无须再投入更多时间，并且还能够节约更多的成本，将存储信息的作用全部发挥出来， 大幅度提高工作效率和水平[5]。
5.2 深化审核把关工作的力度
通过计算机的作用对相关信息展开深入分析以及科学处理，避免人为因素带来的不利影响，深化审核把关工作的力度。在新形式的大背景之下，行政机关管理协调职能是非常关键且重要的，工作质量的高低可以真实反映出管理水平。
5.3 提高领导决策质量
对于办公室工作的功能来说，需要成为部门领导最得力的“助手”，为了能够做好这份工作，相关工作人员需要收集大量的信息，并且为领导反馈相关的信息、建言献策，为提高领导的决策能力提供帮助和支持[6]。办公室自动化的实现，可以快速对各种信息进行收集、 分析、整理等，另外，还可以应用资源共享，提高办公决策质量。
6.1 遵循人性化发展原则
在过去，工作人员需要付出更多的时间与精力，即使是一个非常简单的分工流程，也需要工作人员反复操作，才能够完成，整体的办公偏低，这时办公自动化的出现，可以有效降低办公人员的工作压力，遵循人性化原则，站在人性化的角度，对办公功能进行扩展。在未来，办公自动化必定向着更加完善与健全的方向所发展， 结合办公的真实需求、功能展开调整，使办公人员可以按照自身需求进行私人订制，这种具有人性化特点的管理理念，也是自动化概念发展到现在需要遵循的重要原则。
6.2 网络化发展
时代在发展，科技在进步，在新时代的大背景之下，网络技术凭借自身的优势与特点已经在多个领域当中得到广泛的应用，办公自动化系统的应用范围在不断扩展当中，通过互联网的帮助，即使是异地，也可以真正实现在线办公[7]。网络技术的发展，已经成为现阶段办公自动化发展的推力，通过网络化的应用，使信息协同、传输、处理等多项目标真正实现，而且无须再受到时间与空间的影响和束缚，完全满足资源共享效率。另外，移动互联网也是办公自动化中的主要内容，在当今社会移动端的办公，可以将办公自动化网络的优势全面突显出来，真正实现随时随地办公的目标。
6.3 集成化发展
在新形势的大背景之下，不同的类型办公室自动化设备应运而生，在未来的办公自动化发展过程中，管理系统会应用集成化的方法，对计算机、传输机、多媒体等专业设备进行整合，再将多个系统进行重新架构。在未来，集成化发展的整体功能必定向着更加全面的方向转变，各类办公需求的满足，也需要更加成熟的集成化解决方案。高度集成化的发展带来的影响是积极的，是帮助办公自动化发展的重要力量。
6.4 多媒体技术发展
多媒体技术是紧紧跟随时代发展脚步呈现出的一种具有新型特点的技术，可以将计算机技术与图像、视频、声音等进行科学处理以及有效整合，并且对各类信息展展开集中化的处理，此项处理方式可以将数字化信息处理特点、优势全面突显出来，为各类活动提供大力帮助与支持。将多媒体技术加入到办公自动化技术当中去，完全可以拓展办公自动化系统当中数据信息的主要类型，使信息的类比变得更具丰富性特点。
6.5 智能化发展
众所周知，现阶段信息技术呈现出高速的发展，智能化发展也成为自动系统当中主要的发展方向与趋势，并受到越来越多人的关注与重视[8]。在新的背景下，许多辅助生产设备都在紧随时代发展的脚步快速更新、更好发展，例如：智能机器人、终端搜索等技术的实现，使办公自动化技术发展向着智能化的方向所转变。
6.6 畅通的信息系统
机关管理工作主要就是收集大量的信息，之后展开科学的处理、传播、反馈，所以机关管理信息流通的渠道需要不受任何因素的影响，可以始终保持着畅通的状态，并且应用科学的方法，将各种干扰因素进行排除，还需要减少沟通当中的阻碍和影响，使用各种现代化的方法，大幅度提高管理水平和效率。
6.7 采用现代化的管理方法
机关管理的发展与企业管理发展之间有着紧密的关系，想要进一步提高管理水平和效率， 行政机关部门就不要有“闭门造车”的工作态度与思想，而是要以主动、积极的态度，并且以循序渐进去学习和使用新的现代管理方式[9]。另外，我们还要注意在借用新型管理技术的过程当中，还需要对本单位的行政体制进行分析，之后再进行融合。
此外，众所周知，将综合素质高、工作能力强的工作人员加入到工作过程当中去，才能够体现出更好的工作效果，所以还需要对行政机关管理办公室内部的人员进行专业培训和教育，在培训过程当中，将理论与实践相结合，从而加深工作人员对培训内容的理解和记忆[10]。还需要制定出更加完善的考核机制，以此来判断工作人员参与培训的效果。
简而言之，办公自动化系统以及技术的运用，对于行政机关管理工作带来较大的帮助，通过对国内与国外办公自动化的真实情况进行仔细分析以及总结办公自动化发展的趋势，可以为我国行政机关管理部门制定出更加完善、健全的办公管理系统提供帮助和支持，为我国整体经济建设奠定基础。
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