为人社事业高质量发展服务
林丽
人社事业事关老百姓就业创业、社会保障以及权益维护等内容，是新时代最大的民生工程、民心工程、根基工程。人社部门在从事人社工作过程中，形成了海量的业务档案资料，与百姓生活息息相关。在进入新时代、迈进“十四五”的关键时期，如何科学、规范抓好人社档案的管理服务工作，助力人社事业高质量发展，已成为当前及今后一个时期面临的重大课题。
一、人社档案管理现状
1.人社档案的内容及特点
人社工作涉及就业创业、技能培训、人才队伍建设、社会保障、维权执法等多方面內容，在人社业务工作过程中，形成了干部人事管理、劳动就业、绩效管理、养老保险、工伤保险、生育保险、失业保险、公务员管理、专业技术人员职称评审、工资审批、人才引培、劳动合同鉴定、劳动人事争议仲裁等各方面的档案资料。随着人社事业不断改革发展，特别是2019年以来，受经济下行压力、新冠肺炎疫情等因素影响，国家将就业放在“六稳”“六保”之首，相继出台了一系列扶持企业发展、保障和改善民生的政策措施，这些政策措施的覆盖面之广、扶持力度之大，前所未有，也给人社档案管理服务工作带来了全新的机遇和挑战。人社档案的工作性质决定其特点主要表现为档案种类的多样性、动态性及档案保管的分散性、内容的专业性。做好人社档案管理服务任务繁重而艰巨。
2.人社档案的现状分析
建湖县自2011年人事、劳动保障两局合并以来，根据档案管理“三个体系”建设要求，积极推进人社档案资源体系、利用体系和安全体系建设，取得了积极进展。一是档案基础工作扎实推进。2011年以来，借助两局合并，督促下属各单位建立失业人员托管档案、退休人员档案、医保档案、回乡大学生档案、工人技术考工档案、企业参保档案、机关事业单位职工参保及退休人员档案、城乡居民保险档案、绩效管理档案等9个档案室。2019年投入了一定的资金，新建了干部人事档案室，基本达到省、市干部人事档案室管理要求。近年来，各档案室把民生档案资源建设工作和信息化工作纳入各单位全年目标任务，积极抓好各类资料的收集、鉴定、整理、归档工作，平均每年新增企业职工退休档案约3000份、失业职工托管档案约3200份、回乡大学生档案约2600份、城乡居民参保档案约2000份。二是档案信息化建设步伐加快。近年来，该县干部人事档案室配置了档案数字化建设所需的专用电脑、软件、光盘刻录机、扫描仪等现代化设备和专用的档案管理软件系统，对全县机关事业单位干部人事档案逐步完成电脑扫描，基本实现干部档案信息数字化管理。人才档案已全面实现数字化管理，其他档案正在初步进行电子扫描工作，计划几年内将所有档案录入档案管理系统。三是档案利用能力不断提升。近3年，建湖县民生档案接待量大幅增加，3年查阅使用量达5万多人次，人社档案利用效率明显提升。同时，建湖县积极抓好民生档案的安全工作，不断完善《档案保管制度》《档案统计、鉴定和移交制度》《档案保密制度》《立卷归档制度》《档案利用制度》等规定细则，档案管理日益规范，安全责任事故出现率大为降低。
二、当前人社档案工作存在的主要问题
1.档案尚未实现集中统一管理
目前，不少地区的人社档案分别由各业务单位单独管理，业务单位不愿意将档案移交到部门综合档案室或上级档案馆，认为档案是该部门的资源，移交后不方便利用。比如建湖县人社档案下设9个档案室，多库房分散管理既导致人力、财力、物力等资源的重复投资和浪费，又增加了管理服务的难度，导致老百姓查阅档案多跑腿，影响了服务体验。
2.档案数字化智能化推进缓慢
从调研情况来看，目前大部分地区民生档案以传统的纸质存档为主，手工检索和人工查阅卷宗费时费力，不能满足异地查阅需求，档案资源建设和利用效能低下。有的地区虽在加快推进人社档案信息化建设方面作出了一些有益探索，但仅停留在电脑、软件、光盘刻录机、扫描仪等设备的添置和档案内容的扫描录入上，尚处于初步探索阶段，更谈不上引进区块链、人工智能等新一代信息技术，离智慧人社档案管理要求相去甚远。
3.档案管理制度及服务不规范
人社领域现有的档案管理制度都是几年前甚至十多年前制定的，已经不能适应新时代人社档案管理工作的要求。特别是在智慧人社的大背景下，如何抓好人社档案的服务供给，尚无明确的制度规定。比如数据信息库如何建立管理、电子档案如何收集整理和鉴别真伪、信息数据库的安全问题如何解决、数字档案远程查询如何管理、如何防范黑客攻击等，都需要一套完整的制度来规范。
4.基层档案管理现状堪忧
人社基层平台是县级人社工作的延伸，镇、村两级基层平台对工作过程中形成的人社档案资料收集存档重视程度不够，档案管理意识普遍较差。有的基层平台虽启动了档案收集工作，但档案资料缺失、毁损的现象较为突出，捆扎档案资料的现象比较严重；
绝大部分镇村平台未明确专兼职档案管理人员，档案工作无人问津；
有的基层平台虽有专兼职档案管理人员，但变动频繁，交接不规范，不能按时立卷归档；
有的镇村平台没有专门的档案室，达不到档案安全保管“八防”要求。
三、加快推进人社档案高质量管理的思考
人社部门要紧盯经济社会发展主战场，坚持“服务大局、依法管档、规划引领、数字提质”的工作思路，充分发挥自身资源优势和专业优势，释放人社档案资源的巨大潜能，把“死档案”变成“活信息”，不断增强人社档案工作的时代性和实效性。
1.加快立改废释，推进人社领域档案法制化
认真传达并贯彻落实2020年12月29日全国档案局长馆长会议精神，切实抓好新修订《档案法》的宣传贯彻力度。根据新形势新要求，废除过时的档案管理规定，进一步修订完善新的人社档案管理规定，规范从收集、整理、鉴定、归档、保管到查阅等一系列工作程序。县人社部门要会同县档案馆定期深入各单位、各基层平台，督查人社档案的收集、整理、归档、立卷等工作，每年组织一次档案规范化管理验收，推动人社档案工作整体水平全面提升。
2.策应智慧人社，推进人社档案数字化
积极策应“互联网+”给人社档案带来的新机遇和新挑战，把人社档案信息化建设纳入总体规划，加大财政投入力度，建立统一的人社数字档案管理模式，分步驟推进数字档案建设，尽快实现县、镇联网，组织开展网上在线服务、信息上传收集、网上限制性或非保密性查询等服务，不断提高档案管理服务效率。推动各级人社部门实现电子规范化归档管理，逐步实现电子文件从形成到归档全流程电子化管理。加强对人社数字档案的安全维护和管理，不断创新档案信息服务方式，做好档案的开发利用工作，更好地发挥人社档案以档存史、以档资政、以档育人、以档惠民的作用。探索大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在人社档案管理中的应用，推动人社数字档案室向智慧化方向发展。
3.实行集中管理，推进人社档案标准化
建立覆盖全体服务对象的人社档案资源体系，实现集中统一管理，是一项复杂的系统工程，需要分步骤实施。一是充分调研，摸清家底。由县人社部门召开协调会议，摸清各单位档案种类、数量、保管状况、数字化情况，掌握全系统民生档案的分布状况。二是统一规划，制定方案。根据调查摸底情况，认真测算，统一规划，制定人社档案集中统一管理工作实施方案，请县档案馆专门进行认证后组织实施。三是集中资源，统一管理。加大投入，建立统一的具有前瞻性的、信息化的人社档案馆（室），将各单位民生档案实行集中统一管理。进一步整合原各单位人员、经费、物资等资源，着力解决人手少、管理资金短缺等实际问题。财政部门要将人社档案管理服务经费纳入财政预算，逐年提高档案征集、整理、保护、使用等经费。四是统一标准，强化供给。要根据人社档案管理标准要求，制定人社档案标准体系表，增强人社档案的标准供给，为广大服务对象提供标准化、规范化服务。
4.夯实基层基础，推进人社档案一体化
坚持“县镇联动、城乡一体、科学指导、整体推进”的原则，将基层人社平台档案室建设纳入统一规划。要制定基层人社平台档案室建设标准，在县级档案馆和县人社部门的指导下，加快基础设施建设，配置档案库房、购置档案装具，努力达到档案安全保管“八防”要求。要加强基层人社档案管理的人员配备，加大对专兼职档案管理人员的培训、交流、选拔、考核力度，重点培养一批掌握数字档案管理技能的新型骨干，进一步优化基层档案人才队伍素质，确保基层人社档案工作与时俱进。
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