行政事业单位内部控制中存在的问题及建议

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金莉 吕唯

作者简介:金莉(1973— ),女,回族,辽宁盘锦人。主要研究方向:财务管理。

摘 要:加强行政事业单位内部控制建设,对于提高单位运行效率、保证国有资产安全、节约管理成本、提升服务质量和综合治理水平意义重大。2014年起行政事业单位已实施财政部内部控制规范,但目前总体管理水平尚显薄弱,同时各项制度的深化改革也给行政事业单位内控建设带来了新挑战,创新理念、科学方法、规范性流程都需要顺应时代发展不断改进。本文将对行政事业单位内部控制的意义进行分析,明确行政事业单位内部控制中存在的问题,并提出行政事业单位内部控制的相关建议。

关键词:行政事业单位;内部控制;问题;建议

在社会治理新形勢下,对于行政事业单位工作提出了更高的要求,必须严格遵循相关内控规范要求,提高对内部控制工作的重视程度,为廉政风险防控奠定可靠的基础,提升行政事业单位的服务能力。由于行政事业单位工作内容具有繁杂性的特点,因此内部控制的难度相对较大,需要综合考量多个部门的业务及管理工作需求,确保内部控制措施的可行性,以达到国家相关法律法规要求。然而,由于在政策执行过程中存在诸多问题,未能结合行政事业单位现状实施创新和改革,导致内部控制体系构建效果不佳,其实质性作用没有得到发挥。为此,应该遵循实事求是的原则,强化内部控制力度,以起到良好的规范和约束作用,适应新时期社会经济发展特点。

一、行政事业单位内部控制的意义

(一)保障资产安全

低值易耗资产和固定资产等,是行政事业单位的主要资产形式,通过内部控制体系的构建,可以确保各类资产的安全性,防止给国家和单位造成巨大损失。在内部控制工作当中,可以有效增强资产管理的规范性及专业性,资产使用的盲目性问题得到有效解决,从而消除了过往工作中的资源浪费现象,防止管理漏洞对行政事业单位发展造成负面影响。同时,内部控制制度的构建,使得工作流程更加透明,避免资产使用出现违法违规行为,加快单位的廉政建设步伐。

(二)提高资金利用率

随着行政事业单位业务活动的增多,必须投入大量的资金作为基础保障,加强资金管理也成了财务管理工作的重点内容,有利于创造良好的经济效益和社会效益。内部控制工作的开展,可以针对各类资金的用途及使用过程加以规范,明确财务管理中的风险并采取控制措施,有利于本单位的健康运营。在开展经济活动的过程中,通过内部控制对各个细节予以把控,能够防止在财务管理中出现纰漏问题,从而为决策提供可靠依据。促进资金的高效利用,避免在经济活动中出现资金浪费的情况,以减轻行政事业单位的压力,塑造良好的社会形象。

(三)加强权力规范

保障权利的规范化运行,也是内部控制工作的基本功能,有助于提升单位的公共管理职能,防止在执法权和行政审批权行使中出现混乱问题。内部控制工作可以针对权力的运行情况进行评价,确保各个部门负责人能够依法履职,避免出现暗箱操作的行为。内部权力规范主要针对内部采购、资金审批和购买服务等,外部权利规范主要针对资金分配和服务对象审批等[1]。在传统工作模式下,由于缺乏有效的管控措施,内部控制失去了根本性指导或者管理水平降低。因此必须强化内部控制力度,以提高单位的公共服务水平,赢得公众的信任和支持。

二、行政事业单位内部控制中存在的问题

(一)内部控制意识不足

只局限于本单位绩效的提升,忽视了内部控制工作的重要性,未能从行政事业单位的基本情况出发构建内部控制体系,是当前面临的主要问题。虽然国家出台了相关规定,对行政事业单位内部控制体系建设予以指导,但是在实际工作中的执行效果较差,对于内部控制体系的认知不到位,忽视了管理层面和业务层面的有效协同,不利于本单位的未来长远发展[2]。尤其是缺乏完善的评价及监督机制,未能针对各项工作情况实施全面评价,预算编制及资金使用等缺乏监督,容易造成国有资产的损失。

(二)宣传力度较低

行政事业单位负责人未能担负起自身的职责,在内部控制体系建设中的引导力度较低,无法通过有效的宣传工作使各部门强化对内部控制的认知,导致工作协同性不高,单位内部资源的整合利用受到影响。无法从本单位的业务层面和管理层面、监督层面出发对内部控制体系予以优化,其存在滞后性问题,不适应新时期社会转型升级发展需求。全员参与意识不足,特别是在预算编制中缺乏全面性,将责任推给财务部门,不仅会加大财务人员的负担,也不利于财务及业务工作的密切对接。在内部控制体系建设中,基层人员的参与热情不高,导致其执行效果受到影响。宣传方式过于单一,宣传范围受到限制,内部控制仅仅是针对财务工作,无法有效拓展其覆盖范围。

(三)缺乏专业人才

由于内部控制体系建设的内容涉及范围较广,同时具有专业性的特点,因此对人才综合素养要求较高。但是,目前行政事业单位中普遍存在专业人才缺失的问题,导致实践工作的推进遇到巨大阻力,无法充分发挥内部控制体系的作用。部分会计人员的专业知识与技能较为落后,无法适应当前工作要求,未能从单位的战略发展高度出发对内部控制措施予以调整,影响了建设工作进度[3]。比如在采购工作当中,不熟悉采购的基本流程,缺乏针对性控制措施,容易造成成本升高的现象,同时对验收过程不够重视,也导致行政事业单位的风险增大。

(四)问责追责体系缺失

行政事业单位内部控制工作正在全面开展,但是在实践工作当中缺乏问责追责措施,也会导致其规范性不足,影响了内部控制体系的顺畅运转。比如,某些单位对会议内容并未进行及时记录,或在决策意见签字审核中并未形成统一共识,并且针对上述问题也没有实施问责职责,管理方式简单粗暴,责任人严重缺乏对工作细节的重视程度和自我约束,违法违规问题逐渐增多。导致重大决策错误连连,并给单位和社会造成极大损失和负面影响。

三、行政事业单位内部控制的相关建议

(一)完善工作机制

首先,应该对议事决策机制予以全面优化。明确技术咨询、集体研究和专家论证在机制运行中的作用,提高行政事业单位的资源整合力度,从而确保决策的科学性及正确性,防止单位未来发展面临较大的风险。尤其是在经济活动的实施中,应该增进领导班子的交流沟通,注重对权力运行机制的约束,保障决策过程及结果的民主性。注重对决策工作的严格监管,促进流程的科学化及规范化,按照国家相关政策及制度行使权力,体现决策会议的重要性。根据本单位的工作性质和内容,明确“三重一大”的基本内容,确保在业务开展中有明确的审批手续,提高权责匹配度,防止权力滥用。增进与社会公众、专家的交流沟通,确保议事决策机制的民主化,在行政事业单位发展中自觉接受公众监督。其次,应该加快责任机制的构建。特别是在关键岗位当中,应该确保人尽其才,充分发挥人才的价值,同时做好权责统一[4]。针对会计岗位、授权审批岗位和出纳岗位等应该实施有效分离,防止出现徇私舞弊的情况。以奖惩机制为依托,提高对工作人员的警示效果,使其能够自觉按照部门规章制度来严格要求自己。

(二)强化预算控制

预算控制工作的实施,可以有效提升单位的资金利用率,防止在经济活动当中出现成本不断升高的情况,以降低行政事业单位发展的风险。首先,应该对预算业务实施针对性管理。应该转变传统思维理念,认识到预算控制中的全员性特点,财务部门应该积极协同各业务部门做好控制工作,提高每一个职工的参与意识,在同一目标指引下提升预算控制水平。对当前预算控制制度予以细化,针对预算执行中遇到的问题进行总结,确保各项制度的可行性,强化预算管理流程的规范效果。以预算标准体系为基础,保障预算执行过程的透明性,避免造成严重的风险。其次,应该强化预算编制过程的控制。以“量入为出”为基本原则编制行政事业单位预算,确保在未来运营发展中做到收支平衡,对支出结构加以优化,防止出现资金滥用的问题。对各类收支科目做出明确的规定,在编制中严格遵循相关流程及手续,确保预算目标的可行性。最后,还应该对决算工作加以规范。在信息化时代下,应该引进先进技术,强化各类数据的采集及处理效果,能够针对其中有价值的信息进行提取,从而对比预算情况和决算分析结果,找到其中的问题并采取有效整改措施。

(三)优化采购及资产管理

首先,应该建立完善的采购管理制度。针对工程采购、货物采购和服务采购等工作的要点,制定切实可行的制度体系,以便对采购过程加以约束和规范,这也是行政事业单位内部控制的重点,促进单位社会公信力的提升。按照“先预算、后计划、再采购”的顺序开展工作,确保预算计划的可行性及合理性,既要满足行政事业单位的工作需求,又要避免造成资源浪费和资金闲置等问题。对过往采购工作加以总结和反思,以确保采购业务管理办法的实效性[5]。对采购组织形式予以创新,适应新时期行政事业单位发展特点及内部控制要求,注重对验收流程的严格监管,防止出现暗箱操作行为。其次,应该建立完善的资产管理控制制度。明确本单位存货和固定资产情况,引入精细化管理理念,加强对资产管理制度的细化处理,从而增强实际执行效果,防止出现流于形式化的问题。构建完善的信息化管理系统,针对各类资源信息进行汇总和实时更新,降低资产管理的难度,提高资产调控的透明度。

(四)完善评价与监督体系

良好的评价及监督机制,可以有效增强行政事业单位运行的规范性,逐步提升单位的服务水平。首先,应该注重内部评价和监督体系的构建。从监督工作内容、评价指标、监督范围和进度安排等方面入手,对当前内部评价与监督方案予以优化。针对各个部门提出明确的要求,通过定期上报的形式加强对各部门的控制效果,防止在工作中造成混乱问题。认真分析各个部门工作中的问题及原因,并提出切实可行的整改意见,促使部门负责人积极组织协调,通过不定期抽查的方式提升其工作积极性,消除传统工作模式下的形式化问题[6]。其次,应该注重外部监督体系的建设。行政事业单位应该主动配合相关部门工作,针对业务及管理工作中的问题进行排查,并结合审计报告进行针对性整改,提升各部门工作水平,排除其中的问题。拓展公众投诉渠道,为公众行使监督权提供可靠的平台,通过公众意见的反馈来对自身工作加以评估。

(五)做好风险防控

进入到新时代后,行政事业单位面临的风险也在增大,在内部控制工作当中也应强化风险防控措施。首先,应该更加快业财融合步伐。以财务管理为核心,加强对业务管理工作的全面调整,促进业务部门与财务部门工作的有效协调,逐步提升行政事业单位的风险防范力度。尤其是以信息化财务管理系统为基础,引进大数据技术和云计算技术等,真正消除财务部门和业务部门的壁垒,提升信息沟通的效率。以管理风险和财务风险模型为依据,针对风险类别、等级和影响特点等进行识别,通过信息报告对风险实施可视化分析,满足决策工作需求。其次,应该注重风险评估和事后治理[7]。确保风险评估的科学性,采用精细化管理手段实施针对性控制,通过规范财务管理工作来保障信息安全性。融合事前控制、事中控制和事后控制,提升单位的风险防控能力。

(六)提高人员素养

领导层应该不断提升内部控制意识,认识到内部控制与单位健康发展的关系,从而做好顶层设计,提升内部控制整体水平。积极创造良好的内部控制环境,確保各项内控措施能够得到有效落实和执行。以岗位责任制和不相容岗位分离制为核心,引进高水平的会计人员,从而加快内部控制体系的完善。制定完善的培训计划,使工作人员掌握内部控制的相关理论及技能,引进先进经验并结合本单位的实际情况进行融合应用。在关键岗位实施轮岗制度,以提高人员流动性,杜绝行政事业单位的徇私舞弊情况[8]。增进各部门工作人员的交流沟通,总结内部控制工作的经验和教训,在相互学习的过程中提升综合素养,满足行政事业单位的未来工作需求。

四、结语

内部控制工作是行政事业单位长远发展的根本保障,有利于提升资产安全及资金利用率,同时加强对权力的规范和约束,防止出现权力滥用的情况,符合当前廉政建设的内在要求。然而,由于实践工作中存在限制性问题,比如内部控制意识不足、宣传力度较低、缺乏专业人才和问责追责体系缺失等,导致内部控制的作用发挥受限,不利于行政事业单位的可持续发展。为此,应该通过完善工作机制、强化预算控制、优化采购及资产管理、完善评价与监督体系、做好风险防控和提高人员素养等方式,逐步构建科学的内部控制体系,以适应新时代行政事业单位的工作要求,加快社会主义建设步伐。

参考文献:

[1]山程.行政事业单位财务内部控制存在的问题及对策[J].经济管理文摘,2021(10):151-152.

[2]范祎林.行政事业单位内部控制问题及对策研究[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021(05):156-157.

[3]何宇红.行政事业单位内部控制建设中的问题分析[J].中国乡镇企业会计,2021(05):136-137.

[4]颜雪华.行政事业单位财务内部控制存在的问题及对策研究[J].今日财富,2021(09):165-166.

[5]张世根.行政事业单位内部控制存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2021(08):52-53.

[6]张秀英.行政事业单位内部控制建设中存在的问题与对策研究[J].商讯,2021(12):167-168.

[7]徐小雯.行政事业单位业务层面内部控制建设存在的主要问题及对策分析[J].今日财富(中国知识产权),20217(04):89-90.

[8]朱璟璐.行政事业单位内部控制报告编报问题及对策研究[J].行政事业资产与财务,2021(06):64-65.

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